易用性。对于中小企业来讲，往往一个造价高昂、设备专业的会议室条件是难以满足的。如何在相对“简陋”的会议室内，极少改变原有设施、提供现代高清视频会议体验是中小企业视频会议选型的关键之一。另外，对于中小企业而言，一般都没有专门的IT工程师来维护视频会议系统，使用网络视频会议系统还必须足够简单易用，并可实现免维护，这样才可以让视频会议有效发挥更大价值。

灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果，避免使用热光源。

影院型布局 的大屏幕在显示大厅的正前方，领导人员席居中，业务人员席位于领导人员前后或两侧，技术保障人员在参会人员后方专门设置的控制室房间内，便于对大屏幕显示进行观察控制。观摩席在后排或外侧，其参观或观摩不影响正常工作。这种布局使每个席位尽可能处于大屏幕的观看位置，有利于扩充席位，能接纳的人员较多，适宜分散决策的管理体制，因此屏幕尺寸可以较大而且不止一块，集中布置在正前方。但是这种布局不利于领导人员与其他成员之间的交谈。

大屏幕显示

常见的会议室显示屏有：小间距LED拼接、LCD液晶拼接、DLP拼接、投影机正投或背投。

对于显示效果而言，小间距具有无以伦比的技术优势，可以做到真正的完全“无缝”。智能亮度可调，广电级的色域和色彩还原。